Eine gut organisierte und segmentierte Kontaktdatenbank ist die Grundlage für gute Beziehungen und relevante Kommunikation. Allen unterschiedslos dieselbe Nachricht zu senden, führt zu geringer Relevanz und schwachen Ergebnissen. Die Segmentierung, also die Aufteilung der Datenbank in Gruppen mit gemeinsamen Merkmalen, ermöglicht es, jede Gruppe passender anzusprechen. Sie gehört zu den wertvollsten CRM-Praktiken.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie eine Kontaktdatenbank organisieren und segmentieren.
Warum segmentieren?
Segmentierung ist wichtig, weil unterschiedliche Menschen unterschiedliche Interessen und Bedürfnisse haben und sich in unterschiedlichen Phasen befinden. Dieselbe allgemeine Nachricht an die gesamte Datenbank zu senden, ignoriert diese Unterschiede und führt zu geringer Relevanz: Viele Menschen erhalten etwas, das sie nicht interessiert. Durch Segmentierung lässt sich jeder Gruppe eine Kommunikation bieten, die besser zu ihrem Profil und ihrer aktuellen Phase passt. Das steigert Relevanz, Engagement und Ergebnisse. Segmentierung verwandelt allgemeine Kommunikation in mehrere relevante Kommunikationsansätze, die ihre jeweilige Zielgruppe besser ansprechen.
Beginnen Sie mit einer organisierten Datenbank
Bevor Sie segmentieren, benötigen Sie eine organisierte Datenbank mit strukturierten und zuverlässigen Informationen über Ihre Kontakte. Das bedeutet, dass Kontaktdaten korrekt erfasst, aktuell gehalten und so organisiert sein müssen, dass eine Segmentierung möglich ist. Eine ungeordnete Datenbank mit unvollständigen oder veralteten Daten erschwert jede wirksame Segmentierung. Deshalb ist die Organisation der Datenbank (die Sicherstellung korrekter und strukturierter Daten) der erste Schritt. Eine gut organisierte Datenbank ist das Fundament, auf dem die Segmentierung und die gesamte Beziehungsarbeit aufbauen.
Segmentierungskriterien
Es gibt viele hilfreiche Kriterien für die Segmentierung einer Datenbank. Welche Sie wählen, hängt vom Unternehmen und seinen Zielen ab. Häufig genutzte Kriterien sind: Profildaten (Merkmale des Kontakts), Verhalten (wie Kontakte interagieren, welche Inhalte sie konsumieren und was sie gekauft haben), Phase in der Customer Journey (oberer, mittlerer oder unterer Bereich des Funnels), gezeigte Interessen und Grad des Engagements. Entscheidend ist, anhand von Kriterien zu segmentieren, die für die Kommunikation relevant sind: Die Datenbank sollte so aufgeteilt werden, dass jede Gruppe passendere Nachrichten erhalten kann. Gute Segmentierungskriterien bilden Gruppen, bei denen eine unterschiedliche Ansprache sinnvoll ist.
Segmentierung und Relevanz
Das übergeordnete Ziel der Segmentierung ist Relevanz. Jedes Segment sollte eine Kommunikation erhalten, die für die jeweiligen Kontakte sinnvoll ist: Inhalte, Angebote und Botschaften, die zu ihrem Profil, ihren Interessen und ihrer aktuellen Phase passen. Je relevanter die Kommunikation, desto besser das Ergebnis. Segmentierung ermöglicht diese Relevanz in großem Maßstab, indem unterschiedliche Gruppen unterschiedlich angesprochen werden können, ohne dass eine individuelle Personalisierung für jeden einzelnen Kontakt nötig ist. Zu segmentieren, ohne die Segmente anschließend für eine relevantere Kommunikation zu nutzen, schafft keinen Mehrwert. Segmentierung dient dazu, die Kommunikation präziser zu gestalten.
Halten Sie Ihre Datenbank in einem guten Zustand
Eine Kontaktdatenbank benötigt kontinuierliche Pflege, um qualitativ hochwertig und nützlich zu bleiben. Dazu gehört, Daten aktuell zu halten, inaktive Kontakte zu entfernen oder zu reaktivieren, Abmeldewünsche zu respektieren und die Qualität der Informationen dauerhaft sicherzustellen. Eine Datenbank, die ohne Pflege wächst, sammelt fehlerhafte Daten, nicht mehr erreichbare Kontakte und Probleme an, die den Ergebnissen und sogar der Absenderreputation schaden. Die Pflege der Datenbank (Qualität, Aktualisierung und Datenhygiene) ist entscheidend, damit sie ein wertvolles Gut bleibt und nicht zur Belastung wird.
Segmentierung, Datenschutz und Einwilligung
Bei der Organisation und Nutzung einer Kontaktdatenbank ist es wichtig, die Privatsphäre und die geltenden Datenschutzvorschriften zu respektieren. Dazu gehört, über eine ordnungsgemäße Einwilligung zur Kommunikation mit den Kontakten zu verfügen, verantwortungsvoll mit Daten umzugehen und Abmeldewünsche zu respektieren. Das ist nicht nur eine Verpflichtung, sondern auch Teil einer guten Beziehung: Ein respektvoller Umgang mit personenbezogenen Daten schafft Vertrauen. Gutes Datenbankmanagement verbindet das Streben nach Relevanz mit ethischer und rechtlicher Sorgfalt im Umgang mit Kontaktinformationen.
